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社内行事のバーベキューで押さえておきたい幹事の心得

社内行事のバーベキューで押さえておきたい幹事の心得

春から秋にかけて人気のバーベキュー。気軽にアウトドア気分を味わえるためか、社内行事としてバーベキューが開催されることも珍しくないようです。特に若いビジネスマンは、バーベキューの幹事を任されることもあるでしょう。屋外での行事であるバーベキューの幹事は荷が重すぎると憂鬱になるかもしれませんが、社内での評価を上げるチャンスと考えることもできます。

今回は、「社内行事のバーベキューで押さえておきたい幹事の心得」をご紹介します。

バーベキューの幹事は事前準備が8割。「想像力」をフル稼働

通常の飲み会や食事会とは違い、バーベキューは屋外での行事。電源やお手洗いなど、いわゆる設備全般が十分ではない場所での実施となります。最近では、便利なバーベキュー会場も増えていますが、当日までの事前準備が重要であることは同じ。「幹事の仕事の8割は事前準備」と言っても過言ではありません。

そんなバーベキューの重要な事前準備に欠かせないのが「想像力」です。当日の流れを、最初に集合した時点から想像してみてください。そうすることで、何が必要か見えてきます。起こり得る事態をあらかじめ想定して備えましょう。なお、バーベキューの準備のポイントは次の5つです。

1.日時

なるべく多くの人が参加でき、業務への影響が少ない日を選びましょう。

2.場所

駅からの所要時間などをチェックの上、交通の便の良い場所に決めましょう。大阪では「西中島」がバーベキュー会場として賑わっています。また、予約が必要な場所もありますので、早目に押さえましょう。

3.人数

人数の変更に柔軟に対応できるのが、バーベキューの利点のひとつです。とはいえ、会費の徴収も含め、遅くとも開催日の2~3日前までには参加人数を確定しましょう。

4.買い出し

大きく分けて「食材」「飲み物」「器材」の3種類の準備がバーベキューには必要です。場所によっては、すべて現地で調達できる場合もありますので、利用するのもひとつの方法です。

5.下ごしらえ

野菜、肉、魚介類などを持参する場合は、前日に切る、漬け込むなどの下ごしらえをしておきましょう。バーベキュー当日は、すぐ焼ける状態でのスタートが理想です。

「幹事なんてやりたくなかった」。投げやりな発言や態度はNG!

バーベキューの幹事は大変な仕事です。準備段階からスムーズに進まず、投げ出したくなることもあるでしょう。当日も不測の事態に対応できず、イヤになることがあるかもしれません。しかし、そのようなときに「幹事なんてやりたくなかった」「自分のせいじゃない」といった投げやりな発言や態度はNGです。

せっかくの社内行事の雰囲気が悪くなるだけでなく、あなたのイメージを激しく悪化させてしまいます。そのようなことにならないためには、決して一人で抱え込まないこと。早い段階で周囲の人に「手伝ってください」と声をかけ、役割分担をお願いしておきましょう。

バーベキューの幹事はビジネスチャンス!

会社が社内行事を実施する目的は、社員同士のコミュニケーションを図ること、そして、組織としての一体感を増すことにあります。普段は接点の少ない社員同士が関わる、ひとつのプロジェクトとしてのバーベキュー。その1日が参加者全員にとって楽しい行事となれば、それを仕切った幹事の評価は間違いなく高まります。幹事としての手腕を見込まれ、大きな仕事に抜擢される可能性もあるのです。

そのためには、しっかりと目配り・気配りを利かせて、社員みんなで楽しむバーベキューの進行をサポートする心構えが大切です。